仕事が遅い・・・
やることが多くて仕事がまわっていない・・・
仕事に追われている・・・
こんな悩みはないでしょうか？
私もコンサル時代は、仕事に追われ深夜・休日無く働いていました。
そんな私が仕事がまわる様になったきっかけ、業務改善の第一歩をまとめましたので最後までご覧ください。
そもそも仕事がまわらない・遅い原因
仕事が早い人の特徴は何でしょうか？
- 能力が高い
- 経験があり、調べものなどに時間がかからない
- 部下に仕事を任せ、自分自身は仕事をしていない
などなど様々な要因があると思います。
ただある本を読んでいた時、人の処理能力はそれほど大差がないと書かれていました。
また経験は「慣れ」です。続けていれば、確実に仕事に慣れます。
これらを踏まえ、私が様々なビジネスパーソンを見ていて感じた仕事が早い人の特徴は、「自分がやるべきこと、やらなくて良いことが明確で、やるべきことに集中している」ということです。
どういうことかというと、結果にコミットし無駄な業務を排除、そして一つ一つの業務に集中しているということです。
仕事がまわっていない・遅い人の特徴は、自分がやるべきことが分かっておらず、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」となり全て中途半端に終わっていないということです。
頭・仕事を整理しよう！
それでは、どのように改善すればよいのでしょうか。
これは単純です。紙に書きだすこと！（ToDoリストを創る）たったこれだけです。
「そんなこと？」と思う方も多いと思います。
そんなことです笑
当たり前のことで誰もが知っている方法だと思います。
ただ、実際に継続して行っている人は少ないのではないでしょうか。
紙に書き出すと、頭の中を整理することができます。
自分が今何をしなければいけないのか？優先順位の高い業務は何なのか？そもそも自分は今どの程度の量の業務を抱えているか？
これらを見える化することができます。
そして、目の前の1つ1つの業務に集中して取り組むことができるため、処理スピードのアップにつながります。
副次的ですが、ToDoリストを創り、終わったものを消していくという作業も、「仕事をやっている感」があるためテンションが上がります。
まずは、朝自分が抱えている業務と、その優先順位をつけるところからスタートしてください。
それに慣れてきたら、前の日に次の日やること・スケジュールを決めておく、週に一回、次の週のスケジューリングをするなど段階的に増やしていきましょう。
初めから頑張りすぎると続きません。
自分に合う範囲でチャレンジをし、継続する事が大切です。
また整理整頓を常に心がけるということも重要です。
例えば、自分のデスク・デスクトップ・ロッカー・部屋など、常にきれいな状態を保ちましょう。
仕事が忙しくなると、身の回り（デスク・デスクトップ・部屋）が散らかることに心当たりがある方も多いのではないでしょうか。
デスクトップやデスクが散らかっていると、モノや資料を探すだけで無駄な時間をとってしまいます。
私もどちらかというと、散らかることが多いので、最低週に1回時間を決め、デスクトップやロッカーを整理整頓すると決めていました。
自分があまり得意でないことは「習慣にする」と良いと思います。
まとめ
今回は業務改善の第一歩についてまとめました。
是非ToDoリストや整理整頓を習慣にして、頭を整理し、業務スピードをアップしてください！
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
