複数の仕事やタスクを処理するうえで、優先順位の付け方が非常に重要です。
優先順位を適切につけられれば、効率的に仕事を処理し成果を最大化できるでしょう。
本記事では、優先順位を付ける際のステップや、付ける際のポイント、タスクを処理する際の注意点やポイントについて、詳しく解説します。
効率的に仕事を処理したい方は、ぜひ参考にしてください。
優先順位の付ける際のステップ
優先順位をつける際のステップは以下の通りです。
- やることを書き出す
- やらないことを決める
- 「重要度」「緊急性」に分ける
- 優先順位を付け管理する
上記の各ステップについて一つひとつ詳しく解説します。
やることを書き出す
まず、現在抱えている仕事やタスクをメモに書き出します。
以下は書き出す際の手順とポイントです。
- 集中して書き出す
静かな場所で集中し、頭の中にある仕事を思い出しましょう。 - 具体的に
各仕事やタスクを具体的に書いてください。
例えば「クライアントAのWebサイトリデザインの進捗報告を作成する」のように、何を行う必要があるのかを明確にします。 - 期日の記載する
期日がある場合は、その仕事がいつまでに完了する必要があるか書き出します。 - 小さなタスクも記入する
大きなプロジェクトだけでなく、ちょっとしたタスクも忘れず書き出しましょう。 - メールなどを確認
もし、何か忘れていることがないか心配な場合は、メールやチャットの履歴をざっと見返します。
未完了のタスクや顧客などからの要望があるかもしれません。
上記のポイントを意識し、現在抱えているタスクや仕事をできる限り詳細に書き出します。
やらないことを決める
仕事を行う時間は限られているため、やらないことを決めるのも大切です。
以下は、やらないことを決める際のポイントです。
- 優先順位をつける
書き出したタスクの中から、最も重要なものを特定します。
優先順位が高いタスクに集中すれば、大きな成果を出しやすくなるでしょう。 - 重要でない仕事の削除する
重要性が低く、成果に大きな影響をあたえない仕事は、積極的に削除する決断をしましょう。
無駄な時間やエネルギーを消費せず、より重要なタスクに集中できます。 - 他者への委託
自分以外の人に任せられる仕事は、積極的に任すことで自分の負担を減らせます。
信頼性のある同僚や部下に依頼し、自分は本来の得意分野に集中しましょう。 - 優先度の低いタスクの記録
「いつかできたら良いな」「成果にはあまり影響がないが、やっておくと良い」仕事は、一度メモから消し、別の場所に記録しておきましょう。
余裕ができたときに、行うか検討できます。 - フォーカスと集中
実施すべきタスクに関しては、集中して取り組むのが重要です。
時間の無駄を省くために、他の作業や気晴らしを辞め集中して取り組みましょう。 - 柔軟性を持つ
予期せぬタスクの発生や優先事項の変更が必要な場合もあります。
柔軟に対応し、必要に応じて仕事を再評価しましょう。
以上のポイントを考慮し、自分にとって最も重要な課題に重点を置き、やらないことを決めれば、効果的な時間管理と成果の向上が期待できます。
「重要度」「緊急性」に分ける
実際に優先順位をつける際は、以下の４つの項目のどれに該当するか考え、各タスクを分類していきます。
- 重要度が高く、緊急性も高いタスク
これらのタスクは即座に対処する必要があります。
業務の中核を成すものや重要な期限が近づいているものなどが含まれ、迅速な対応が求められます。 - 重要度は低いが、緊急性が高いタスク
これらのタスクは緊急性があるため、対処する必要がありますが、業務の中心とはいえません。
例えば、修正依頼などが該当し、緊急性はありますが重要度が低いため、適切なタイミングで取り組む必要があります。 - 重要度は高いが、緊急性が低いタスク
これらのタスクは重要なものであり、長期目標の達成に影響をあたえますが、緊急性があまり高くありません。
具体的には、新しいプロジェクトの計画や自己成長のための勉強などが該当し、重要度は高いもの、緊急性はないため適切なタイミングで取り組むと良いでしょう。 - 重要性が低く、緊急性も低いタスク
重要度が低く、緊急性も低いため、他のタスクより優先して取り組む必要はありません。
時間的な余裕があれば取り組みましょう。
2と3の優先順位は、具体的な仕事の内容や状況によって変動するため、柔軟に対応しましょう。
優先順位を付け管理する
優先順位をつけたらリストを作成し、意識しながら仕事を管理しましょう。
また、状況に応じて柔軟にタスクの入れ替えができるように工夫するのも大切です。
タスクを管理する方法はさまざまあるため、自分にあう管理方法を探すと良いでしょう。
管理する際のポイントは以下の通りです。
- リストを作成
優先順位を付けたタスクをリストアップします。 - 目につきやすい場所に配置
リストを目につきやすい場所に配置すれば、常に意識して取り組めます。
デスクの近くや壁に貼り、デジタルツールを使用する場合はデスクトップに表示するなど、自分の目につきやすい場所を選びましょう。 - タスクの変更
タスクの内容や優先順位は、変わることもあるため柔軟に変更できるように心掛けましょう。
新しいタスクが発生した場合や優先順位が変わった場合は、リストを更新して適切に管理します。 - アナログな管理方法
紙や付箋を使ったアナログな管理方法も効果的です。
手書きでリストを作成したり、付箋を貼ったりするなど、直感的な形で管理します。 - デジタルツールの活用
タスク管理ツールや付箋アプリなどのデジタルツールを使うのも便利です。
スマートフォンやパソコンで常にアクセスできるため、場所を選ばずに管理できます。 - リマインダーの設定
忘れないように、リマインダーを設定するのも有効です。
デジタルツールを活用するのであれば、重要なタスクの期限や進捗状況をリマインドしてくれる機能を活用しましょう。
優先順位を付けて管理すれば、効率的に仕事を進められます。
自分にあった管理方法を見つけて、仕事の成果を最大化しましょう。
優先順位を付ける際のポイント
前述の通り、優先順位をつける際は重要度と緊急性のマトリクスで整理し、検討するのがおすすめです。
ここからは、さらに詳しく優先順位を付ける際のポイントについて、詳しく解説します。
成果がすぐ出るタスクを先にやる
成果が大きい仕事は、その結果がビジネスやプロジェクトに大きな影響をあたえる可能性が高いため、優先して取り組めば効果的な成果が得られます。
とくに、成果がすぐに得られる仕事は、優先して処理すれば改善や修正などの余裕を持つこともできます、
成果がすぐに現れれば、モチベーションも向上し他の仕事にも良い影響が期待できます。
成果が大きくかつすぐに得られる仕事は、優先して取り組むのが重要です。
簡単なことはすぐ済ます
簡単ですぐに終わるタスクがあれば、その場で終わらせましょう。
例えば、メールや電話など、その場ですぐに対応できる簡単なタスクは、その場で終わらせるのがおすすめです。
瞬時にタスクを完了させれば、スピード感が増し、他の仕事にも集中できます。
タスクを処理する際の注意点やポイント
優先順位を付けた後は、その順位に従い仕事やタスクを一つひとつ処理していきます。
優先順位の付け方も重要ですが、処理する際もポイントがあり、そのポイントを意識すればより効率的にタスクを完了可能。
ここからは、タスクを処理する際の注意点やポイントについて、詳しく解説します。
マルチタスクをしない
仕事をバリバリこなしている人たちも、実は一つひとつ仕事を丁寧に処理しています。
仕事に追われると、時間効率を上げるために複数のタスクを同時処理しようと考えるかもしれませんが、業務効率が落ちるケースもあります。
マルチタスクとして同時に処理するのではなく、一つひとつ整理し、冷静に優先順位をつけるのが重要です。
焦らずに取り組みタスクを完了させていけば、効率的に仕事を進められるでしょう。
また、マルチタスクを避け、集中して一つの仕事に取り組めば、品質の向上やミスの防止にもつながり、仕事の成果を得られます。
余裕を持ったスケジューリングをする
スケジュールやToDoリストを作成する際は、新たな仕事や緊急の仕事に対応できる余裕を持つのが大切です。
日々の状況は変化していきます。
新たなプロジェクトやタスクが増える可能性も考慮し、余裕を持ったスケジューリングをすれば、何かあった際も柔軟に調整できるでしょう。
余裕を持ったスケジューリングは、ストレスを軽減し、効率的な仕事の実施にもつながります。
また、タスクの処理時間に関する見積りを行う際には、実際にかかる時間よりも余裕を持って見積もるのが重要です。
大きな仕事は細分化する
大きな仕事や難易度の高い仕事は後回しになりがちですが、そのような仕事は細分化すれば効率的に進められます。
仕事を細分化すれば、優先順位もつけやすくなり、完了させやすくなります。
未完了の仕事が残っているとストレスになるため、完了すればストレス軽減にも繋がるでしょう。
また、一つひとつのタスクが小さくなり、進捗が早くなるため、結果大きな仕事全体も効率的に完了させられます。
制限時間を決める
限られた時間の方が、より集中し効率的に仕事を行えることが科学的にも証明されています。
一つの仕事にダラダラと時間をかけてしまうと、他の優先順位の高いタスクに取り組むのが遅くなり、限られた業務時間で仕事を消化できません。
そのため、タスクごとに制限時間を設定するのがおすすめです。
制限時間を設ければ、タスクに集中し、効率的に仕事を進められるでしょう。
また、スピードを意識しながら仕事に取り組めば、時間の有効活用が可能になります。
完璧にやろうとしない
作業に時間がかかってしまう人は、完璧に仕事をしようとする傾向があります。
完璧を目指すのも大切ですが、まずは処理するのを優先する考え方も重要です。
Facebook社にも「完璧を目指すよりまず先に終わらせろ（Done is better than Perfect）」という言葉があるように、完璧を求めることが時間の浪費につながるケースがあります。
時間の制限がある場合、完璧を求めるのは無駄であり、重要なのは、期限内に確実に仕事を終わらせることです。
完璧を追い求めれば他の仕事が滞ってしまう恐れがあるため、完了を優先させましょう。
特にスピード感が求められるタスクでは、時間の遵守や効率を重視するのが重要です。
効率的にできる方法を考える
優先順位の高い複数の仕事がある場合、素直に仕事を消化するだけでなく、より早く終わるためにはどうすればよいか、効率的な方法を考えることが大切です。
具体的には、仕事の進め方を見直し、無駄な手間や時間のかかる作業を省いて効率化を図ります。
タスクをどのような手順で進めていくかを検討し、最適なプロセスを見つけることが重要でしょう。
また、適切なツールやテクノロジーを活用するのも有効です。
タスク管理ツールや自動化ツールなどを活用すれば、手作業で行う作業を削減可能。
もちろん、自己啓発によりスキルの向上を目指すのも重要です。
自分のスキルや知識を高めれば、仕事の質と効率を向上させられます。
スキルを身につけ、効率的にタスクを処理するための能力を高めましょう。
効率的な方法を考える癖をつければ、仕事のスピードや品質を向上させられます。
日々の仕事に関して、改善点や効率化の方法を探し、能力の向上に取り組めば、より成果を上げることが可能です。
休憩やコミュニケーションの時間を持つ
仕事の効率を上げるためには、休憩やコミュニケーションの時間を意識するのも重要です。
長時間連続して作業を続けると、疲労がたまり集中力が低下します。
休憩時間を取りリフレッシュすれば、再び集中して作業に取り組めるでしょう。
また、同僚などとのコミュニケーションも重要で、軽い会話によって、ストレスを解消可能です。
仕事の状況やアイデアについて会話をすれば、新たな視点やヒントを得られ、モチベーションを高められます。
まとめ
本記事では、優先順位を付ける際のステップや、付ける際のポイント、タスクを処理する際の注意点やポイントについて、詳しく解説しました。
優先順位を付ける際は、一度紙などに書き出し、優先度と緊急性のマトリクスで整理すると良いでしょう。
また、時間は限られているため、やらないことも決めるのが大切です。
さらに、タスクを処理する際は以下を意識し処理するのがおすすめです。
- マルチタスクをしない
- 余裕を持ったスケジューリングをする
- 大きな仕事は細分化する
- 制限時間を決定する
- 完璧にやらない
- 効率的にできる方法を考える
- 休憩やコミュニケーションの時間を持つ
適切な優先順位付けと、効率的な処理により、成果を最大化させましょう。
